Jak na výběr a implementaci ERP systému, aneb jak to chodí u nás

ÚVOD

Článků, které popisují výběr a implementaci ERP systému, najdete na internetu více než hodně. Dočtete se v nich obecné rady, které jsou samozřejmě platné, ale...

Za naši více než 20letou praxi jsme si uvědomili, že mnoho takových článků působí tak trochu jako obecná rada na hubnutí. Ale stejně jako každé tělo je jiné, je stejně jiná i každá firma a každý implementační projekt tak píše svůj vlastní příběh. Aspektů a oblastí, které je nutné před a při zavádění ERP systému zohlednit, je dlouhá řada a zásadní roli hraje mimo jiné přístup a komunikace jak ze strany implementačního partnera, tak ze strany zákazníka. Výběr a implementace ERP totiž není jen náhodná, krátkodobá známost, ale je to partnerství na dlouhá léta. Důležitá je tedy i lidská stránka a vybudování dobrého a pevného vztahu.
Pojďme se tedy podívat na to, jak z vašeho implementačního projektu udělat hladce běžící proces. Jak vybrat ERP systém, se kterým získáte rozhled jako z balónu a jak ho zavést do praxe tak, abyste hned od začátku sklízeli ovoce v podobě efektivity a nižších nákladů.

ZAČÁTEK

Důvody, proč se firma rozhodne pro nasazení ERP systému, jsou v podstatě vždy velice podobné. Data v Excelu, přepisování dat mezi jednotlivými, specializovanými systémy, chybějící přehled o stavu jak jednotlivých částí společnosti, tak i celé firmy - od obchodu, přes nákup, výrobu, sklady, ekonomické a účetní přehledy.

Základem pro úspěšné a efektivní fungování všech procesů v jednom celku je výběr vhodného ERP systému. Ten by měl být flexibilní a měl by být schopný se v čase přizpůsobit růstu vašeho podnikání. Například informační systém QI  je možné postupně rozšiřovat v podobě jednotlivých modulů, které fungují buď samostatně, nebo jako celek robustního systému. Výhodou je také flexibilní licenční politika, která vám umožní platit pouze za funkce, které skutečně využíváte a v průběhu času je rozšiřovat.

Častou chybou je pořídit si „krabicové“ řešení, které vás uzamkne do pevných šablon a jeho další rozšiřování je buď velmi složité a drahé, nebo je zcela nemožné.

Stejně důležitý (a možná ještě důležitější) je správný výběr implementačního partnera. Ten se pro vás na dlouhou řadu let stane důležitým spojencem v růstu vaší společnosti. Správný výběr je však velmi individuální záležitost. Co může vyhovovat jednomu, nemusí vyhovovat druhému. Profesionální přístup je však naprostým základem. Co ale rozhodně doporučujeme a u nás je běžnou praxí, ptejte se na možnost referenční návštěvy u stávajícího zákazníka, ideálně ve stejném, nebo podobném oboru.‍

Zajímejte se také o to, jaké další služby vybraný implementační partner poskytuje a jaké k nim má reference. Od  IT infrastruktury přes mobilní/dopravní aplikace až po MES, WMS a účetní či mzdové poradenství. Tyto služby vám v budoucnu usnadní další rozvoj bez toho, abyste museli oslovovat třetí strany a realizovat další nákladné projekty.

ANALÝZA

Máte vybraný ERP systém i implementačního partnera a týmy jsou připravené na zahájení projektu. Co bude dál?
Na řadě jsou nezbytné formality. Stanovení rozsahu a přesné specifikace díla včetně skladby licencí. Sladění očekávání a stanovení jasného harmonogramu. Na konci této úvodní fáze přesně víte, co, kdy a za kolik dostanete.‍

Dalším krokem je sestavení projektového týmu, který je složený ze zástupců všech úseků a oddělení ve firmě. Tato skupina by měla se znalostí svých každodenních pracovních procesů a činností co nejpřesněji definovat požadavky, které musí nový systém splňovat. Tito klíčoví uživatelé jsou ti, kteří nesou plnou zodpovědnost za svá oddělení a za to, že poskytují přesné a relevantní informace. O úspěchu či neúspěchu projektu do značné míry rozhoduje také fakt, jak moc jsou klíčoví uživatelé motivováni k implementaci nového systému.

Některé obecné principy tedy najdete i u nás. Například obecné role v projektu, jako jsou klíčoví uživatelé, projektový manažer a řídící výbor. Bez těchto obecných rolí nelze projekt implementace odřídit. Proto dbáme na to, aby tyto základní předpoklady byly vždy splněny. U zákazníků, kteří např. nemají tak bohaté zkušenosti s projekty, poskytujeme maximální podporu a součinnost při tvoření projektových týmů.

Nezačínáme instalací softwaru, ale naplánováním schůzek s jednotlivými klíčovými uživateli. Sedneme si s nimi a ptáme se, jak aktuální procesy fungují a hledáme úzká hrdla. Tvoříme si konkrétnější představu o fungování a o tom, kde budou nutné okamžité změny a kde procesy naopak fungují správně a budeme je pouze napojovat na ty nově navržené.

Nejsme direktivní. Díváme se na každou oblast procesně a řešíme ji společně se zákazníkem. Změny se dělají na základě diskuse a argumentace, kdy jedna strana musí přesvědčit druhou, že její řešení je lepší a efektivnější, říká Petr Vlk, náš senior analytik a expert v oblasti prodeje, nákupu, výroby, ale také kvality a projektového managementu.

Analytické schůzky tvoří pevný základ pro následnou implementaci a rozhodně se vyplatí je "neodbýt". Pokud totiž na schůzkách nezazní všechny informace, nebo se schůzky opakovaně přesouvají z důvodu jiných priorit, může dojít k navýšení nákladů na projekt.
Všechny sesbírané podklady ze schůzek se totiž objeví v klíčovém dokumentu popisujícím výstupy z analýzy a navržené řešení. Tento dokument je pak něco jako noty pro muzikanta. Čím lépe bude napsaný a zpracovaný, tím méně chyb se v rámci projektu stane (a z pohledu muzikanta nezazní falešné tóny).
Proto by mělo na schůzce s konzultantem zaznít vše, třeba i to, co se může zdát jako banální a nepodstatné. Věta: "To jste přece měli vědět a zeptat se na to" je ta nejhorší, která může během probíhající implementace zaznít.

IMPLEMENTACE

Než se společně pustíme do samotné implementace, čeká vás, zákazníka, již zmíněný důležitý krok. Přečíst, komentovat a nakonec odsouhlasit VÝSTUPY Z ANALÝZY. Dokument, který vás i nás provede samotnou implementací a obsahuje popisy všech navrhovaných změn a řešení.

Fáze implementace trvá obvykle jeden až čtyři měsíce podle rozsahu změn. Tato délka představuje standardní trvání vlastní implementační fáze po schválení analýzy. Výjimkou nejsou ani delší projekty, ale v takovém případě už se jedná o skutečně velký projekt, kde implementace probíhají v návazných fázích, a tedy déle, jako například implementace pro potravinářskou společnost FRUJO a.s., která je součástí holdingu Polak International a.s..

Během této fáze vám připravíme testovací prostředí, ve kterém budeme ERP systém propojovat s vaším hardwarem, nastavíme potřebné moduly, migrujeme data a postupně školíme uživatele.
Implementační rutina je ve své podstatě stále stejná a tím pádem pro vás zcela transparentní a předvídatelná. My připravíme změny a zakázkové úpravy v testovacím prostředí. Vy testujete a připomínkujete. My provedeme případné úpravy, vy znovu otestujete. Tento proces se pak opakuje až do doby, než jsou úpravy připravené na přechod do ostrého provozu. Ať už se jedná o jeden modul, nebo celé řešení QI, které má více než 30 modulů.

Postupně, nebo celkově u menších projektů, se součásti systému spouštějí v ostrém provozu. V prvních dnech ostrého provozu s vámi naši konzultanti sedí přímo ve firmě. Provádějí dohled, poskytují metodické konzultace a vysvětlují případné nejasnosti. Během implementační fáze také dochází k podpisu servisní smlouvy, která definuje úroveň podpory a umožní vám přístup do prostředí helpdesku. Tam jsou následně evidovány všechny vaše (zákaznické) požadavky a slouží oběma stranám k přehledu o tom, jaké další úpravy se postupně realizují a v jakém jsou rozsahu.

DALŠÍ KROKY

Spuštěním celého ERP systému do ostrého provozu, odsouhlasením a ukončením projektu ale naše spolupráce rozhodně nekončí. Začíná další fáze, která je založena na postupném rozvoji a pravidelných aktualizacích systému. Zejména v oblasti mezd, docházky, účetnictví a ekonomiky jsou pravidelné aktualizace zásadní. Zaručují totiž vždy platnou legislativu a to, že se nedostanete do kolize se zákonem.

ZÁVĚR

Výběr ERP systému není nákup krabice z e-shopu. Je to strategické rozhodnutí, které určí, jak efektivní bude vaše firma v příštích letech. Správný systém vám pomůže rychleji reagovat na to, co se právě děje na trhu, rozhýbe sklady a zajistí, aby věci byly ve správný čas na správném místě.

S IS QI získáte systém na míru a s EXAS zkušený implementační tým, který vás provede popsaným procesem krok za krokem.

‍Domluvte si ukázku QI a zjistěte, jak může fungovat i ve vaší firmě.